Godkend og bogfør registreringer i en kladde.


En kladde er en meget central del af SmartTID.

Kladderne benyttes af godkenderne til at kontrollere, evt. tilrette og endelig godkende og bogføre de registreringer, som medarbejderne har foretaget i SmartTID.

Arbejdet med kladderne sker i punktet SmartTID – Kladde.

Hver eneste gang, der foretages en indtastning til SmartTID enten fra en PC, en tablet eller en smartphone, så dannes automatisk linjer i den kladde, som medarbejderen tilhører.

Der kan altså være et uendeligt antal kladder i SmartTID, således at medarbejderne ”kan ende” hos forskellige godkendere.
Man kan altså så at sige ”følge slagets gang” til enhver tid ved at kigge i kladden.

Når en virksomhed er i drift køres der hver nat en kørsel, som genererer en ”tom” linje i kladden for alle aktive (ansatte) medarbejdere.



Her er et eksempel på en kladde, hvor der ligger ”tomme” linjer til alle medarbejdere. Der er én linje i øverste del af skærmbilledet pr. medarbejder, og for hver linje er der en linje i skærmafsnittet ”Tider”.

Der er en rød smiley udfor hver eneste linje som tegn på, at linjen endnu ikke er i orden til bogføring (fordi medarbejderen endnu ikke har stemplet ind på job. (ingen start- og sluttid.)

Det skal altså forstås på den måde, at SmartTID ”venter” på, at disse medarbejdere møder på arbejde og stempler sig ind. Så sker der noget i kladden.

Smileyen er rød udfor alle medarbejdere som tegn på, at linjen ikke kan godkendes og bogføres. Det skyldes i dette tilfælde, at der hverken er en start- eller sluttid. (Ingen er mødt ind)




Indstempling.


Som dagen skrider frem, sker der ændringer i kladden.



Når en medarbejder stempler sig ind via tablet eller smartphone, så sker der blot det, at mødetidspunktet nu stemples ind på medarbejderens linje i kladden. Medarbejderen her er mødt kl 06:00.

Smileyen er stadig rød, da medarbejderen ikke har registreret nogen sluttid endnu.

På tablettens og smartphones startside vil man nu kunne se, at Henrik er på arbejde.




Udstempling.


Når medarbejderen forlader arbejdspladsen, stemples der ud via tabletten eller smart phone.




Så sker der følgende:

(1) Udstemplingtidspunktet stemples ind på medarbejderens linje i kladden
(2) Hvis udstemplingstudpunktet er senere end den normale frokosttid, beregnes frokosten (her fra 12:00)
(3) Hvis der i.h.t. den op satte arbejdskalender skal beregnes diverse tillæg, beregnes de. I dette tilfælde får
      medarbejderen 2 timers overtid1 og 35 min. overtid2, men det afhænger naturligvis helt af
      opsætningen af de enkelte arbejdskalender.
(4) Den totale arbejdstid denne dag beregnes (10 t 5 min). Omregnet til decimaltal er det 10,08 timer og
      der er trukket ½ times pause
(5) De samme data som under (4) ses øverst i skærmbilledet, OG som noget nyt bliver smileyen nu gul som
    tegn på, at linjen kan bogføres, men medarbejderen har ikke arbejdet 100% efter den normale
    arbejdstid. (Han har jo arbejdet over).



Tilret kladde inden godkendelse.


Som godkender kan du nu foretage evt. rettelser i kladden, inden linjerne kan godkendes og bogføres.

Du kan som godkender ændre ALT.

Herunder gives flere eksempler:



Ændre møde- eller gåtid.




Du kan ændre både på mødetid og/eller på gåtid, hvorefter alle tillæg, pauser m.v. genberegnes.

Dette kan også benyttes, hvis medarbejderen f.eks. helt har glemt at stemple sig ind eller ud. Så kan godkender manuelt indtaste tiderne her.


Bemærk, at hvis du ændrer tider i kladden, så beregnes alle tillæg m.v. nøjagtig efter den indtastede tid. Hvis du i arbejdskalenderen bruger såkaldte "tolerancer”, så tages der ikke hensyn til dem her.

Eks: Der er opsat en tolerance på 15 ved mødetid om morgenen, således at hvis medarbejderen møder kl 6.50 i stedet for 07:00, så ”runder” systemet op til 07:00. Som godkender skal du altså taste 07:00 og ikke 06:50. Hvis du taster 06:50, bliver alt beregnet fra kl 06:50.




Hvis en medarbejder f.eks. melder sig syg om morgenen, er SmartTID jo klar til at modtage en indstempling fra medarbejderen. Den kommer ikke, fordi han er syg.



Godkender går derfor ind under tider, og ændrer arbejdstypen fra ”Normal” til ”Syg”.





Derved udfyldes medarbejderens normale arbejdstid, der beregnes en pause, linjen markeres som godkendt og smileyen bliver grøn.  Linjen kan altså direkte bogføres.


Flere arbejdstyper på samme dag.





I dette eksempel har en medarbejder stemplet sig ind og ud, og tingene ser fornuftige ud.

Du ved som godkender dog, at medarbejderen bad om fri til at foretage et ærinde mellem 13:00 og 14:00. Medarbejderen har glemt at stemple sig ud og stemple sig ind igen.

Godkender kan rette det ved at påsætte ekstra tidslinjer således:

Ret først gåtiden udfor arbejdstypen ”Normal” til 13:00.
Klik i det tomme rum under arbejdstypen ”Normal”.
Tryk på F3 for at oprette en ny linje.
Vælg f.eks. Arbejdstypen ”Afspadsering”, og tast kommetid 13:00 og gåtid 14:00.
Opret atter en ny linje med typen ”Normal”, og tast 14:00 i komme og 15:00 i gåtid.



Resultatet ses herover: Der er nu 3 linjer, som korrekt beskriver medarbejderens dag, og medarbejderen får nu heller ikke længere beregnet overtid, fordi han har haft 1 times afspadsering.

Beregn pause og beregn tillæg.



Hvis man fjerner hakket i ”beregn pause” vil pausen forsvinde, og den vil så at sige blive betalt af virksomheden. Det kan være aktuelt at fjerne hakket i situationer, hvor en medarbejder helt springer sin pause over.

Hvis man fjerner hakket i ”beregn tillæg” vil der slet ikke blive beregnet tillæg den dag til medarbejderen.


Ekstra tillæg.


På samme måde som arbejdstyper kan man manuelt slette eller oprette nye tillæg på en medarbejder denne bestemte dag.


  Når man arbejder meget med en kladde kan det anbefales inden godkendelse lige at genopfriske skærmbilledet for at sikre sig, at alt er korrekt.


Det kan gøres ved at aktivere knappen ”Genberegn kladde”


Eller ved blot at skifte til en anden kladde og tilbage igen til den aktuelle


Godkendelse af kladden.


Når en kladde er gennemset og eventuelle rettelser er foretaget af godkenderen, er det tid til at få godkendt de enkelte registreringer. Det kan gøres på flere måder:

Hvis knappen ”Godkend kladden” aktiveres og der svares ”Yes” til at godkende alle linjer, vil alle kladdelinjer, som IKKE har en rød smiley blive markeret som godkendt.

En anden mulighed er at sætte et hak manuelt udfor de enkelte linjer, man kan godkende.

Linjer med røde smileyer skal der tages hånd om, så de kan godkendes (eller slettes).


Bogfør kladden.





Så skal kladden bare bogføres ved at aktivere knappen ”Bogfør kladde”.

Derved ”forsvinder” de fra kladden og bliver til bogførte poster, som efterfølgende kan ses som tidsposter flere steder, bl.a. i medarbejderskærmbilledet, i tidspostanalysen og mange andre steder.

Linjerne går nu fra at være kladdelinjer til at være bogførte tidsposter.


  Det anbefales kraftigt, at man løbende godkender og bogfører registreringer, da linjerne normalt først kan bruges til at udtrække i statistikker, når de ER blevet bogført. Desuden vil registreringerne hobe sig unødigt op i kladden, hvis de ikke godkendes og bogføres løbende.


Rettelse af allerede bogførte linjer.


Skulle man ved en fejltagelse have fået bogført en eller flere linjer, som egentlig skulle have været rettet, er det stadig muligt at klare dette.

Rettelse af fejl kan ske på 2 måder.



Man går ind i punktet SmartTID – Medarbejder.

Her markerer man den medarbejder, der er blevet ”fejlbehandlet” og aktivere knappen ”Tidsposter”.





Alle bogførte linjer på medarbejderen ses. Yderst til højre ses et nummer, som viser, hvilke linjer, der ”hører sammen” i samme registrering.

Man kan nu rette på en enkelte postering ved at vælge ”Ret post”, men det anbefales i stedet at foretage rettelsen på følgende måde:


Marker en linjer og tryk ”Tilbagefør til kladde”.

Derved tilbageføres alle linjer med samme kladdelinjenr. til den oprindelige kladde, hvor de igen kan behandles, godkendes og bogføres.

Denne rettelses metode har den store fordel, at alle overenskomstmæssige ting omkring overtid, pauser m.v. vil blive genberegnet.

Når ”Tilbagefør til Kladde” er valgt, går man tilbage til kladden, laver evt. rettelser, godkender og bogfører igen.



Yderligere faciliteter i kladden.





Knappen ”Medarbejder” bringer en til medarbejderlisten

Knappen ”Arbejdskalender” bringer en til arbejdskalenderen for den medarbejder, der er markeret med >

Knappen ”Vis på Google maps” viser, hvor medarbejderen fysisk har stemplet ind og ud, hvis det er sket på en smartphone og medarbejderen på sin telefon har givet tilladelse til, at telefonen må videregive koordinater.

Knapperne ”Kladde” og ”Kladdetotaler” skifter mellem visning af hele kladden og opsummeringerne pr arbejdstype i kladden.

Knappen ”Udskriv kladden” udskriver hele kladden, mens Kladde pr. medarbejder udskriver kladden for én medarbejder.

 

Generering af fravær.


    Hvis man i punktet SmartTID – Generer fravær eller i punktet SmartTID – Medarbejdere knap Fravær har indtastet f.eks. Ferie på en medarbejder, så dannes også en linje til medarbejderen, men linjen vil have arbejdstypen ”Ferie” i stedet og SmartTID vil allerede have påsat medarbejderens normale arbejdstid i tidslinjen.




Og samtidig vil smileyen være grøn – klar til godkendelse og bogføring.


Jobregistrering.


Hvis du benytter dig af muligheden for at registrere tid på jobs og operationer m.v., så er der nogle yderligere ting at tage sig af i kladden.



Når man via tablet eller smartphone ikke bare stempler ind og stempler ud, men også registrerer de jobs, operationer og måske aktiviteter, man arbejder på, så er der et ekstra skærmafsnit af tage sig af i godkendelsen.

Start og sluttid i afsnittet ”Tider” angiver medarbejderens totale arbejdstid, men linjerne i ”job-afsnittet” fortæller noget om, hvilke jobs, medarbejderen har registreret på i dagens løb. I den ideelle verden skal den samlede jobtid gerne svare til den samlede arbejdstid.

Godkenderen kan som alt andet i en kladde ændre/tilsætte eller slette linjer i ”jobafsnittet”, inden linjerne godkendes og bogføres.

Rev 02 – juni 2017 / JT