En af de helt centrale funktioner i SmartTID er at alle aktive og ansatte medarbejdere bliver oprettet i deres kladder dagligt, såfremt de skal arbejde den pågældende dag.

Herved sikres at de som skal godkende kladden ikke overser eller glemmer at få eks. sygdom og andet fravær registreret. Det er også for at give et samlet overblik over hvem der burde have været på arbejde.

Aktiver kørslen

Standard findes denne kørsel under systemopsætning -> sql jobs, men er ikke aktiveret.

Så når man har fået sat sine medarbejdere op og er klar til at gå i drift med SmartTID kan denne med fordel aktiveres. Herved afvikles jobbet hver nat. Man kan justere på tidspunktet den skal afvikles men det er bedst dette bliver gjort før der mødes ind. Hvis nogle skulle møde ind før kan se sagtens det, men evt. planlagt fravær m.v. bliver dermed ikke håndteret automatisk.



Hvilke medarbejdere håndteres?

Alle medarbejdere som er ansat og som er aktive og som har en arbejdskalender på dagen hvor der er angivet en forventet arbejdstid. Hvis der eks. er løsarbejdere uden fast arbejdstid vil de ikke blive indsat i kladden. Det kunne også være vikarer som har en fast arbejdstid, men som man ikke ønsker at se i kladden med mindre de møder. De kunne med fordel markeres som ikke aktive.

Hvad indsættes i kladden?

Følgende regler og prioritet gælder
  • Helligdage. De vil blive indsat som første prioritet hvis det findes en helligdag i den gældende arbejdskalender den pågældende dag
  • Fravær. Hvis der er godkendt fravær på dagen vil dette blive indsat som 2. prioritet. 
  • Arbejdsdag. Hvis der er arbejdstid på den gældende arbejdskalender for dagen vil der blive oprettet en tom tidslinje som vil afvente ind og ud stempling
Det er en forudsætning af et eller flere af følgende er sat i systemopsætningen.



Man kan eks. godt have et setup hvor man ikke ønsker at indsætte aktive medarbejdere (arbejdstid) men godt vil have evt. planlagt fravær sat ind. Det kunne være ifm. med funktionærer hvor man kun ønsker at registrere fravær.

Hvad hvis kørslen fejler?

Så bliver der standard sendt en mail til support@smarttid.dk Hvis man ønsker at få denne mail internt kan man blot tilføje flere mail adresser adskilt af semikolon ; - eks. support@smarttid.dk ; xx@mail.dk

Hvis den fejler og en evt. årsag er blevet rettet op, kan kørslen aktiveres igen. Det gøres ved at rette "Kør igen kl." til et tidspunkt tidligere end det aktuelle tidspunkt nu. Så vil kørslen blive aktiveret igen inden for de næste minut.

Der sker ikke noget ved at køre kørslen senere på dagen. Hvis der er medarbejdere som er stemplet ind vil de ikke blive behandlet og kun evt. ikke mødte medarbejdere eller medarbejdere med planlagt fravær vil blive håndteret.

Rev 01, Poul Christensen